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Concesionaria Automotor • 2025

Entra por donde entre, sale asignado en minutos. Y queda escrito quién lo atendió.

El panel del sistema de la concesionaria abierto en un monitor sobre un escritorio. En pantalla: a la izquierda la columna de módulos con Inicio abierto; arriba el estado del bot de WhatsApp en línea, el gasto del mes contra su tope y los mensajes del día; debajo las cifras del mes —leads, ventas cerradas, conversión y tiempo promedio hasta la primera respuesta, que bajó un 91 %—; abajo la bandeja de lo que necesita acción ahora, con los leads sin atender y las acciones atrasadas, y a la derecha el reparto de los leads por estado, de nuevo a vendido.

La solución

Qué cambió.

Antes

Los leads entraban por todos lados a la vez —los portales, WhatsApp y las campañas de Meta y de Google— y se enfriaban en horas. El que preguntaba un sábado a la tarde esperaba al lunes, y para entonces ya había comprado en otro lado.

El reparto lo hacía quien estuviera cerca: unos vendedores desbordados y otros sin nada. Y cuando alguien preguntaba quién había atendido a un cliente, la respuesta era el silencio — no quedaba registro de nada.

Después

Ahora todo cae en una sola bandeja, con la unidad por la que preguntan, de qué campaña vino y un puntaje que dice qué tan caliente está. La primera respuesta sale sola, a cualquier hora, y lo que necesita una persona —una tasación, una permuta— el sistema no lo improvisa: lo deriva.

El lead no se reparte: se ofrece. Sale al mismo tiempo a los vendedores que mejor convierten y se lo lleva el primero que lo toma; si en dos minutos no lo toma nadie, cae por turno al que menos tiene. Todo lo que pasa queda escrito —quién atendió, cuándo y qué dijo—, y el panel de supervisión muestra lo que lleva demasiado sin respuesta antes de que se enfríe.

Lo que quedó funcionando
  • Bandeja única para los portales, WhatsApp y las campañas de Meta y Google
  • Primera respuesta automática en el momento, con traspaso a una persona cuando hace falta
  • Ficha del cliente que se llena sola, con la cita de dónde salió cada dato
  • Puntaje de 0 a 100 por lead, con los criterios y su peso escritos al lado
  • Compulsa: el lead se ofrece a los que mejor convierten y lo toma el primero
  • Panel de supervisión con lo que lleva más de un día sin contacto, vendedor por vendedor
  • Dashboard ejecutivo con el embudo, el gasto por canal y el costo por venta
La bandeja de conversaciones del panel de la concesionaria. A la izquierda, la lista única con sus filtros —todos, bot, humano, hot, tibio y frío— y nueve consultas: cada una con el nombre, la última frase que escribió el cliente, hace cuánto entró, de dónde vino —Meta Ads, Google Ads, un portal o WhatsApp—, a qué vendedor le tocó y su puntaje. A la derecha, la conversación abierta con el interruptor puesto en humano: el cliente pregunta si financian la Hilux sin anticipo y el sistema le contesta con el plan y las cuotas; cuando pregunta cuánto le tomarían su usado, una marca avisa que la tasación pasa a una persona, el sistema responde con una frase fija que dice que el valor lo confirma un asesor, y la vendedora entra a ese mismo hilo para coordinar el test drive. Al pie, el rastro de la consulta con sus cuatro horas: cuándo entró y por dónde, cuándo salió la respuesta automática, quién ganó la compulsa y a qué hora la atendió una persona.
La ficha del interesado del panel. Arriba, el puntaje de prioridad —92 sobre 100, marcado como caliente y con el origen Meta Ads— y debajo los cinco criterios que lo formaron, cada uno con su peso, el hecho que lo disparó y si está confirmado o propuesto: veinte por el presupuesto declarado, veinticinco porque hay una unidad en stock dentro de ese presupuesto, veinte por haber pedido el test drive, quince por la permuta declarada y doce por la financiación posible, con el total de noventa y dos. Abajo, los nueve campos de la ficha: seis cargados y resaltados —modelo, presupuesto, forma de pago, permuta, test drive y origen—, cada uno con la cita textual de la frase de la que salió, y tres sin dato, con el borde punteado. Al pie, la nota de que sólo se guarda lo que aparece textual en el mensaje y de que un campo vacío nunca pisa uno ya guardado.
La pantalla de compulsa de leads del panel. Arriba, el ranking del mes con los tres vendedores ordenados por conversión: el primero con tres ventas sobre dieciséis leads asignados y un 19 %, después 15 % y 14 %. En el medio, una compulsa corriendo, marcada con un filete rojo: una clienta que entró hace doce minutos por Google Ads preguntando por un Kwid, con su chip de lead frío y su puntaje, un reloj que marca dos minutos para tomarla, y los tres vendedores listados con su conversión y su botón de tomar. Abajo, las últimas cinco compulsas cerradas con el cliente, quién se la llevó y cuánto tardó: tres las tomó un vendedor en 41, 72 y 18 segundos, y dos expiraron sin que nadie las tomara y pasaron por turno. Al pie, la explicación de que si en dos minutos no la toma nadie el lead cae por turno al que menos tiene asignado.
El panel de supervisión de la concesionaria. Arriba, el tiempo que tarda una persona en entrar a la conversación: 11,4 minutos de promedio sobre los 43 leads asignados, un 91 % menos que los 127 minutos de antes, y el desglose por vendedor —9,6 minutos sobre 16 leads, 11,8 sobre 13 y 13,1 sobre 14—, con la aclaración de que la primera respuesta la manda el sistema en el momento y que este número mide otra cosa. Abajo, la lista de los seis leads sin atender, con más de veinticuatro horas sin contacto: cada uno con su nombre, de dónde vino, a quién le tocó y cuántas horas lleva esperando, de 31 a 24, y los dos más viejos marcados en rojo. Al pie, la nota de que un lead entra a esta lista a las veinticuatro horas y de que los dos primeros ya dispararon aviso al supervisor.
La pantalla de inicio del panel, la que se abre a la mañana. Arriba, cuatro tarjetas de pulso: el bot de WhatsApp en línea con su número, los mensajes del día —84, entre 39 entrantes y 45 enviados—, el costo del mes contra su tope configurado, y el último latido del sistema. En el medio, la bandeja de lo que necesita acción ahora, con sus once pendientes repartidos en cuatro casillas: seis leads sin atender en rojo, tres acciones atrasadas en ámbar, cero reclamos vencidos —apagada entera, rótulo incluido— y dos presupuestos a revisar. Abajo, las cuatro próximas acciones del día, cada una con su hora, lo que hay que hacer y el responsable: un test drive a las 10:30, una llamada a un lead que lleva 28 horas sin contacto, un presupuesto a las 14:00 y una entrega de 0 km con firma de contrato a las 16:30.

Resultados

El instrumento está puesto.

Pendiente El sistema calcula solo el embudo, el gasto de cada canal, el costo por venta y el tiempo que tarda cada vendedor en entrar a una conversación: medirlo dejó de depender de que alguien arme la planilla a fin de mes. Lo que esta ficha todavía no publica es una cifra del negocio, y el motivo es concreto: a diferencia del taller y de la inmobiliaria, este trabajo no tiene un sistema que yo pueda medir de mi lado —lo que existe del panel es data de demostración—, así que la cifra la tiene que confirmar la concesionaria sobre un mes completo. Hasta que exista, el lugar queda vacío y marcado. El manual de la casa no deja publicar una métrica que no se haya medido.

El dashboard ejecutivo del panel, con el período del mes en la barra de arriba. Debajo, cuatro cifras: 50 leads del mes, 7 ventas cerradas, 14,0 % de conversión y 11,4 minutos hasta el primer contacto, cada una con su variación contra el mes anterior. Abajo a la izquierda, el embudo de conversión con las siete etapas —nuevo, cualificando, cotizado, agendado, negociando, vendido y perdido—, cada una con su barra en una rampa de una sola tinta, su cantidad y su porcentaje, sumando los 50 leads. A la derecha, el gasto por canal sincronizado de Meta y Google, con su total y el costo por venta debajo, y el detalle por vendedor con los leads asignados, los vendidos, la conversión y el tiempo hasta el primer contacto de cada uno, más la fila de los que quedaron sin asignar.
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